Hvorfor skal du bruke dagboken i SuperOffice?

Med denne artikkelen ønsker jeg å sette fokus på hvorfor du skal registrere dine aktiviteter i SuperOffice dagbok og hvordan du skaffer deg innsikt til ditt og bedriftens aktivitetsnivå. Jeg gir deg også noen konkrete tips til hvordan du kan bli en bedre bruker og jobbe mer effektivt med SuperOffice dagbok.

Skaff deg innsikt

Jeg møter ofte bedrifter som føler de ikke helt har oversikt over aktiviteter innenfor ulike områder som f.eks. salg eller kundekvalitet. Når vi går gjennom dagens prosesser viser det seg ofte at det ikke stilles tydelige krav til hvor og hvordan aktivitet registreres – ofte har det vært nok at en ansatt gjør jobben sin. Det betyr at registrering av aktivitet ofte er forskjellig fra bruker til bruker, f.eks. bruker noen Outlook, og andre bruker regneark i tillegg til SuperOffice.

Dette kaller jeg å ha tåkesyn – eller manglende innsikt. Man ser ikke helt hvor man er på vei og det er vanskelig å stake ut kursen videre. Man vet at det registreres aktivitet, men man kan ikke si noe sikkert om verken omfang eller kvalitet. Muligheter avdekkes sent eller aldri. Det blir nesten umulig å skaffe oversikt over trender, og ingen sanntidsinformasjon er tilgjengelig. Heldigvis er det lett å fikse alt dette:

Fjern tåkesynet og skaff deg innsikt slik at du ser hvor du er på vei!

Samle all aktivitet i SuperOffice

Ved å registrere all aktivitet i et felles verktøy oppnår man raskt å få innsikt og kontroll på alle typer avtaler, oppgaver og samtaler i bedriften. For mange gir dette alene betydelige gevinster, noe som ofte undervurderes. Tenk selv hvordan det ville være å jobbe som leder å ikke vite hva som gjøres, kun vite hva som er skrevet? Samtidig åpner et felles verktøy opp for å gi informasjon i sanntid om hva som er gjort, planlagt og glemt. I tillegg kan man også se hva som ikke er gjort, ettersom man har innsikt over hva som er gjort i løsningen. Det betyr at man når som helst kan ta temperaturen på et område og enkelt kunne prioritere deretter. Et eksempel på dette kan være salgsprosesser hvor det mangler eller ikke er fulgt opp utsendte tilbud. Tilgang til data som alltid er oppdatert gjør at man som leder kan gi faktabasert veiledning til ansatte, noe som kan bidra til å hjelpe å nå bedriftens mål raskere. Det er samtidig slutt på manuell sammenstilling av aktivitetsoversikt i regneark ved siden av – systemet er ferdig rapportert når det brukes riktig.

Hva bør jeg gjøre nå?

Alle bedrifter er forskjellig og har ulike behov. Derfor oppfordrer jeg deg til å kontakte Ganske Enkelt for å få tilpasset rådgivning til deres prosesser. Før du gjør det har jeg noen punkter som gjelder alle, uansett:

Definer hvilke typer aktivitet som skal måles i SuperOffice.
Motiver medarbeiderne til å registrere riktig og skap en kultur for å måle og forbedre på egenhånd.
Vær konsekvent – finnes det ikke SuperOffice, finnes det ikke i det hele tatt.

Unik oversikt

Dagboken i SuperOffice er unik ettersom den gir deg tre arbeidsflater i samme visning:

1. Visuell dagbok
viser deg tiden du har til disposisjon og når du skal utføre en aktivitet.

2. Aktivitetslisten
lister aktiviteter og dokumenter du skal ha kontroll på. Fanen salg viser alle dine salgsprosesser med status for enkel prioritering. Røde linjer betyr at dato har passert og krever ekstra oppmerksomhet.

3. Minikortet
viser blant annet månedsvisning for rask navigering på ukenummer eller dato.

SuO_Dagbok
Bli bedre bruker
  • Benytt den visuelle dagboken til å planlegge tiden du har til disposisjon og når du skal jobbe med en aktivitet.
  • Benytt aktivitetslisten til prioritering av hva som må gjøres.
  • Farge på avtaler gir deg rask oversikt over hva som er planlagt (f.eks. betyr grønne avtaler at du er ute av huset mens gule avtaler betyr interntid).
  • Dra-og-slipp aktiviteter mellom visuell dagbok og aktivitetslisten under for enkel prioritering av dagen og samtidig beholde kontroll på hva som må gjøres. Du kan også slippe avtaler på dato i minikortets månedsvisning.
  • Hold CTRL-tasten nede mens du drar-og-slipper i visuell dagbok for å lage en kopi av avtalen.
  • Avtaler, Samtaler og Oppgaver kan konfigureres til aktivitetstyper du bruker mest.
Kalender - Lag, flytt, kopier, visuell og minikort
Prøv du også!

Som du sikkert nå har forstått burde det ikke være tilfeldig hvor– eller hvordan data registreres i en bedrift. Selv opplever jeg å ha full kontroll ved å bruke dagboken i SuperOffice. Jeg opplever også å kunne slippe mentalt stress ettersom jeg vet at SuperOffice passer på meg. Det er helt sikkert flere der ute som er som meg, og jeg har en klar oppfordring til deg: prøv du også! Du kan lese mer om god skikk og bruk av SuperOffice i denne artikkelen som omhandler hvordan du lagrer e-poster i systemet.

Ønsker du å lære mer om CRM?

Innlegget er skrevet av Thomas Tellefsen

Den selfie-glade rådgiveren som har vært med oss siden 2010. Thomas er mye på farta og er rådgiveren med flest kundebesøk måned etter måned. Høyt tempo med andre ord, og trolig grunnen til at han alltid legger seg før klokka 21:00. Thomas er en medieentusiast med en rekke kortfilmer og electronica-låter i porteføljen.

Kontakt Thomas Tellefsen på telefon 922 18 556 eller e-post thomas@enkelt.no

Les mer om Thomas Tellefsen